Classement intelligent des documents
Optimisation automatique du rangement
Storage utilise l'intelligence artificielle pour analyser et organiser automatiquement les documents entrants. Cette fonctionnalité permet de :
- Classer les documents : Le logiciel identifie et trie les fichiers dans les dossiers appropriés, réduisant ainsi le besoin d'interventions manuelles.
- Proposer des suggestions : L'IA suggère des dates et des dossiers pour un classement optimisé, facilitant la gestion documentaire.
- Détecter les anomalies : Elle identifie les documents manquants à une périodicité donnée et élimine les doublons, assurant une organisation cohérente.
Ces outils visent à améliorer l'efficacité du classement et à réduire le temps consacré à la gestion des documents.
Gestion des doublons
Éviter la duplication des documents
Storage inclut une fonctionnalité de gestion des doublons qui alerte les utilisateurs lorsqu’un document similaire est déjà présent dans le système :
- Cette fonctionnalité permet de réduire les erreurs et de maintenir une organisation documentaire fiable.
- Elle facilite la consolidation des informations et assure une meilleure cohérence des dossiers.
Recherche avancée et OCR
Accès rapide à l’information
Storage intègre un système de recherche performant, comprenant :
- Recherche par mots-clés : Les utilisateurs peuvent rechercher des documents en utilisant des termes spécifiques.
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : Cette technologie permet d'indexer le contenu des documents numérisés, améliorant la précision des recherches.
- Filtres de recherche : Il est possible de filtrer les résultats par date, type de document ou classeur, affinant ainsi les recherches.
Ces outils facilitent l'accès rapide aux informations nécessaires.
Gestion des rappels et des échéances
Suivi automatique des dates importantes
Le module de calendrier intégré permet de :
- Planifier des rappels : Les utilisateurs peuvent définir des alertes pour les échéances importantes, telles que les renouvellements de contrats ou les contrôles de matériel.
- Suivre les échéances : Le système notifie les documents manquants pour chaque échéance, facilitant ainsi le respect des obligations administratives.
Cette fonctionnalité aide à maintenir une organisation rigoureuse et à prévenir les oublis.
Sécurité des données et compatibilité mobile
Protection et accès flexible
Storage assure la sécurité des données en :
- Stockant les informations localement : Les données sont conservées sur le Mac de l'utilisateur, garantissant un contrôle total.
- Offrant une synchronisation mobile : Grâce à l'application Storage Mobile, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents depuis leur iPhone ou iPad.
- Maintenant la conformité RGPD : Le logiciel respecte les normes de confidentialité et de sécurité des données.
Ces mesures visent à protéger les informations sensibles et à offrir une flexibilité d'accès.
